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中国第一条电气化铁路 中铁电气化局集团第一工程以质量体系换版为契机浅谈企业管理体系的

飞来科技  发布时间:2016-09-22 04:04:48

中铁电气化局集团第一工程以质量体系换版为契机浅谈企业管理体系的整合

中铁电气化局集团第一工程的前身为电气化工程局第一工程处,于1985年伴随着中国第一条电气化铁路宝成线宝凤段的建设而诞生。2001年8月企业改制为。公司于1996年11月通过了GB/T19002-1994 idt ISO9002:1994质量体系认证。2004年公司导入《环境管理体系 规范及使用指南》(GB/T24001-1996 idt ISO14001:1996)和《职业健康安全管理体系规范》(GB/T28001-2001)标准,并将质量、环境和职业健康安全管理体系进行整合,建立了一体化整合型管理体系,于2004年11月取得环境管理体系和职业健康安全管理体系。公司编制了综合管理手册,同时向认证机构提出实施一体化审核的要求,通过一个审核组的一次现场审核,同时获得或保持ISO9001、ISO14001、GB/T28001。

随着施工市场的不断变化,推进国有企业深化改革,各方对施工企业的管理要求不断增加,如:2008年6月,财政部、证监会、、银监会、五部委联合颁发《企业内部控制基本规范》(财会[2008]7号),规范要求中华人民共和国境内设立的大中型企业强制执行,建立与实施内部控制。又如:2014年7月,中国中铁股份全面启动工程项目精细化管理,以规范项目管理行为,健全项目管理体系,提高工程项目管理水平和盈利能力。2015年4月,推行全面精细化管理,将企业管理全面纳入精细化管理范围,继续深化企业改革,力求构建现代化管理模式。

鉴于以上要求,公司机关作为管理后台,响应上级管理要求,进行调研,组织各部门编写管理文件,发布管理体系,公司现行的管理体系包括“内控与风险管理体系”,“规章制度管理体系”,“质量、环境、职业健康安全综合管理体系”。

一、管理体系整合的必要性

综合管理体系文件包括:1)《质量、环境、职业健康安全综合管理手册》;2)程序文件;3)综合管理体系策划、运行和控制所需文件。综合管理体系将体系认证要求按条款整合分解到各个程序文件中,程序文件对应主责部门、强相关部门和相关部门,在每年度的内外部审核中均以程序文件要求为标准对公司机关及项目进行三体系审核。

非电气化铁路_中国第一条电气化铁路_新中国第一条铁路

内部控制体系文件包括:1)《公司内控与风险管理手册》;2)流程体系文件;3)风险地图和风险库。内控与风险管理手册从内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督五大要素阐述了相关概念、关注重点和措施。

精细化管理体系文件包括:1)岗位说明书;2)工作流程手册;3)规章制度汇编。工程项目精细化管理的工作流程、规章制度涉及项目管理的,包括投标管理、前期策划、组织管理、产品清单和责任矩阵等。

多体系并行易导致公司管理面临一些问题,如:1)企业管理体系众多,造成员工理解混乱,执行不到位;2)管理文件多造成重复劳动、重复检查,消耗企业人力、物力和财力,增加基层项目部负担;3)多体系增加后台管理难度,降低管理效率。因此,如何将这些管理体系有效融合,避免“多张皮”现象是现代企业提高管理效率,构建现代管理模式必须进行的思考。

二、管理体系整合的可行性分析

(一)体系整合的理论基础

多种体系运作模式一致。均遵循PDAC循环工作模式,即通过策划、实施、检查、改进的循环过程实现企业的持续改进,保证实现既定管理目标。

多种体系管理内涵一致。综合管理体系目的是确保产品质量、环境保护和职业健康安全管理处于受控状态,并得到持续改进,增强顾客和相关方满意。内部控制其控制目标为合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。精细化管理的目的是加强工程项目管理,规范项目管理行为,健全项目管理体系,提高工程项目管理水平和盈利能力。可见,其关注侧重点不同,但是管理大目标一致,内在存在有机联系,具备将文件整合形成相辅相成统一体系的基础。

中国第一条电气化铁路_新中国第一条铁路_非电气化铁路

(二)质量体系换版带来的机遇

ISO9001:2015版是继2000年以来首次重大改版,新版标准于9月23日正式发布,转换期为3年,宣告了第三代管理标准(G3)时代的到来。

新版标准采用管理体系标准“高阶结构”(High level structure),结构的变化不需要反应在一个组织的管理体系文件之中,不要求组织的质量管理体系文件对应本标准的条款结构。其中,一些术语变化给企业整合文件提供了支持,如在2008版9001标准中提到“形成文件的程序”(例如用于确定、控制和支持过程),现在表述为“保持形成文件的信息”,即必须文件化,但文件的形式不再必须是程序文件。又如在2008版9001标准中提到“记录”,现在表述为“保存形成文件的信息”,即必须有记录。新标准中没有2008版中6个“形成文件的程序”的要求,不再专门提及“手册”、“程序文件”等术语,也未对有关“手册”“程序文件”等提出明确要求,可见,新版标准对文件要求更加灵活,对文档化的规范要求简化,组织现在可以决定其所需的文档化信息以及应当采用的文档格式,因此企业可以将体系认证与自身管理制度完全融合,从而使质量体系要求完全融入组织的运营过程。2015版还对标准进行基于风险的通盘考虑,不再有专门的预防措施,而是使整个管理体系成为预防工具并鼓励持续改进,在此可以充分考虑内部控制与风险管理的要求,进行文件修订。

二、管理体系整合原则及其意义

企业管理体系整合不可能一蹴而就,也并非完全打破原有管理体系,因此不建议大破大立,而是要在日常管理中循序渐进,整改的同时保持企业良性运转。即在更加明确企业管理目的的基础上,将各个管理体系内涵一致的文件进行整合,不同的地方进行有效衔接,并保证各个管理体系涉及同一问题不同层次的文件其核心内容本质统一。

具体说来,包括用企业规章制度代替原三体系认证的程序文件,将规章制度与工作流程相衔接,在工作流程中标注风险点及控制措施、责任部门等。

实现企业管理体系一体化的意义在于:1)认识和掌握管理的规律性,建立一致性的管理基础,明确企业管理方针,提高员工接受度和执行力。2)利于科学的调配人力资源,优化组织的管理结构,降低管理成本。3)统筹开展管理性要求一致的活动,提高工作效率,易于考核。

三、结语

管理过程学派创始人亨利法约尔认为组织应遵循统一领导的原则,无论从管理学、经济学角度考虑,还是出于企业发展切实需要,管理体系整合势在必行,整合中具体操作以及如何理顺各体系的关系还有待在实践中摸索,不断总结经验。


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